Devenue régulière voire première option, les réunions sur Internet se sont largement installées dans la vie des entreprises. Si elles ressemblent pour partie à celles réalisées dans les bureaux, elles possèdent leurs spécificités. Voici 5 points pour vous faciliter l’organisation des réunions en lignes en tant qu’autoentrepreneur ou en tant qu’entreprise avec ses employés en télétravail.
Anticiper la date
Si réunion rime avec improvisation, elle se prépare en amont afin de pouvoir répondre aux objectifs fixés. Notamment quand elle nécessite une présentation de documents, le partage de fichiers (vidéos, photos, tableur, présentation), ou encore l’installation de logiciels adaptés.
S’assurer des outils techniques à disposition
En entreprise, la grande majorité voire tous les membres de l’équipe travaillent sur les mêmes outils. Il est moins sûr que cela soit le cas à distance. La qualité des ordinateurs ou des téléphones (caméra, écouteurs, micro), et de la connexion Internet, sont primordiales. Une réunion stable doit s’effectuer sans coupure ni dysfonctionnement régulier. En fonction du type et de l’importance de la réunion il faudra mettre à disposition les bons outils comme par exemple une plateforme permettant une signature numérique dans le cadre d’une réunion officielle avec prise de décision.
Utiliser et maîtriser les mêmes plateformes
L’utilisation grandissante des plateformes en ligne (Zoom, Teams) requiert soit une formation en interne, soit plus autodidacte. Tous n’apprennent pas à la même vitesse, et n’ont pas la même appétence pour ces outils souvent nouveaux. Il faut donc s’assurer que chacun soit suffisamment à l’aise pour remplir pleinement son rôle.
Définir les rôles de chacun
Comme dans n’importe quelle réunion, chacun doit connaître son rôle. Le référent, la personne en charge du rapport, de l’animation technique… Tout doit être bien défini en avance pour assurer la fluidité des échanges. Les réactions sont plus difficiles à déceler. Un participant pourrait s’assurer de la bonne prise de parole de chacun des intervenants.
Demander les impressions de chacun
Une fois la réunion terminée, ne pas hésiter de demander les ressentis des participants. À chaud, comme plusieurs jours après. La première impression peut évoluer rapidement, notamment si la prise en main s’améliore au fur et à mesure. Cela intensifie la participation de chacun, qui, ensuite, peuvent être force de proposition.
Organiser des réunions en ligne est un révélateur. Cela permet de faire le point sur les outils à disposition des membres de l’entreprise et de leur technicité avec ce nouvel outil. Ce travail requiert ainsi l’implication de tous, et peut être une opportunité pour souder un peu plus vos équipes.